CONTABILIDAD: Compras e inventarios

 

 

En contabilidad lo que se consume en un ejercicio se llama gasto y lo que dura más de un año inversión.

 

 

Ejemplo: el alquiler del local, los suministros de energía eléctrica y de aguas, servicio de asesoría, se consume durante el ejercicio y mes a mes, esto es un gasto y la compra de un ordenador, de mesas sillas, mostradores, se compra una vez y dura más de un año esto es una inversión.

 

 

 

Pero hay operaciones que están a caballo de estos términos. Ejemplo: de las compras de zapatos para vender de enero, parte se vende en el mismo mes, parte en los meses siguientes, las compras de zapatos para vender en el mes de diciembre, parte se vende en el mismo mes y parte en los meses siguientes. ¿Pero no se ha dicho que a final de ejercicio (31/12/20xx) se hacen las cuentas? ¿Que pasa si se ha hecho la compra de la temporada de primavera en diciembre? ¿Qué pasa con los mismos zapatos comprados en enero y otros meses que no se han llegado a vender?

 

 

 

Naturalmente si no se tienen en cuenta esta circunstancia la cuenta de resultados (ventas menos compras y gastos) del ejercicio no sería correcta, para eso se ha inventado el inventario ¿Qué qué es eso? Son las compras que se hacen en el ejercicio Uno que no se han llegado a vender por cualquier razón y que se venderán o no en el ejercicio siguiente. Para ello cada fin de ejercicio se ha de valorar lo que hay en existencias para añadirlo en el cálculo de la cuenta de resultados.

 

 

 

¿Cuándo y cómo se realiza y a qué precio?   

El cuándo teóricamente a 31/12/20xx, como es prácticamente imposible lo más pronto posible al fin del ejercicio. ¿se acuerdan del letrero “ cerrado por inventario”?

 

 

El cómo, cerrando el almacén y con un lápiz y un papel empezar a listar lo que hay almacenado.

 

 

El precio de valoración, se ha de calcular al mismo precio que costó.

 

 

 

Este puede llegar a ser un trabajo laborioso, al menos la primera vez,  previamente se tiene que estudiar cómo se divide en familias el inventario, repasar y apuntar lo que hay en cada leja, buscar la factura de compra para encontrar el precio. Al final tenemos un listado de la cantidad de cada producto que tenemos todavía en almacén, que multiplicaremos por su precio de compra y nos dará un importe de lo que se ha comprado en el ejercicio y no se ha vendido todavía.

 

 

 

Si se tiene la suerte de tener un scanner en el almacén, las entradas se realizan pasando el código de barras del albarán o factura que descargará el numero teórico de producto y el precio de compra, cada venta se pasa a su salida por el scanner  que va deduciendo el producto de lo que entró en almacén, se le da a un botón y nos dará un listado de los productos que teóricamente han de constar en el almacén. Sobre ese listado se ha de comprobar que lo que dicen los papeles coincide con las existencias reales.

 

 

 

Durante la realización del inventario se pueden presentar muchos problemas, tanto logísticos , existencia de varios almacenes con los mismos productos, como de valoración, compra de los mismos productos a distintos precios, como de resultado, diferencia entre el inventario teórico y el inventario real que resulta de contar uno a uno la mercancía en el almacén.

 

 

 

Todos estos problemas se han de resolver aplicando los principios de la contabilidad:

 

  • Uniformidad, utilizando siempre la misma forma de trabajar en los distintos almacenes, utilizando el mismo método de calculo.
  • Precio de adquisición, se valora al precio de compra ¿y si hay varios precios para el mismo producto? El de la última adquisición, puesto el primero que se compra es el primero que se vende.
  • Prudencia, si hay diferencia entre el inventario teórico y el que resulta del examen in-situ, se utiliza el real, si la diferencia es excesiva se tiene que comprobar que no ha habido “distracción intencionada” y en caso de un error de funcionamiento solucionarlo

 

 

 

Vamos a suponer que ya tenemos depurado y valorado el inventario final y nos da una cantidad, esta se aplica para el cálculo del resultado del ejercicio de la siguiente manera:

 

 

Ejercicio Iº

 

Ventas del ejercicio                            suma

Compras del ejercicio                         resta

Gastos del ejercicio                            resta

Existencias finales                              suma

Resultado del ejercicio (Beneficio o perdida)

 

 

 

Siguiendo con los principios de la contabilidad, tenemos el de empresa en funcionamiento, es decir que hasta que alguien (los dueños, los estatutos, el fin de la actividad a realizar o la Administración) no diga basta, la actividad se supone sigue en funcionamiento ejercicio tras ejercicio y tenemos que en el ejercicio siguiente (vamos a numerarlo, el primero es el Iº, el siguiente es el IIº y  seguimos igual con el resto de ejercicios siguientes) o sea con el IIº seguimos con la misma tónica, tendremos que por una parte se venden productos adquiridos en el Iº, también los adquiridos en el mismo IIº y quedaran por vender lo que quede en almacén.

 

 

 

Se ha de realizar el mismo trabajo de comprobar las existencias reales de almacén y obtenemos un nuevo valor, que opera de la siguiente manera:

 

 

 

Ejercicio IIº

 

Ventas IIº                                           suma

Compras IIº                                        resta

Gastos IIº                                            resta

Existencias iníciales ejercicio Iº                      resta

Existencias finales ejercicio IIº                       suma

Resultado del ejercicio (beneficio o perdida)

 

 

 

La razón es sencilla en el ejercicio IIº se han vendido productos que teníamos en existencia del ejercicio anterior (Iº) y ya deducidos de las compras en el cálculo del resultado del ejercicio Iº y vuelven a quedar productos que no se han vendido en el ejercicio IIº y se venderán en el ejercicio IIIº, o no.

 

 

 

Este o no, se debe a que con el tiempo pueden existir productos fuera de temporada que ya no se vendan, superados por otra tecnología superior, obsoletos, que ha desaparecido el proveedor y no se pueden devolver y menos vender, etc. En ocasiones pueden llegar a tener mucho valor contable y falsear el balance (valorados a precio de compra) cuando su valor puede llegar a ser 0 €.  y ocupar mucho espacio en el almacén, etc.

 

 

 

Cuando se llega a este momento para sacarlos de existencias, por una parte se ha de valorar venderlos a perdidas, a chatarreros, etc. entregarlo a una entidad sin ánimo de lucro o directamente tirarlo a la basura en un punto limpio, no olvidarse obtener un informe de ingeniero que certifique que esos productos no se pueden vender y la necesidad de sacarlos del almacén. Así mismo un certificado de que esos productos se han destruido, regalados, etc.

 

 

 

Hay que estudiar previamente la forma de sacarlo de existencias, si conviene en hacerlo en varias veces o en solo una, no olvidarse que una baja de existencias es una perdida y hay que calcular previamente el efecto que eso causará en los Balances a presentar ante una entidad bancaria en la que se está solicitando un préstamo ¿Cómo te atreves a pedir un préstamo con una Sociedad en perdidas? Y también el efecto fiscal ¿Cómo te atreves a pagar menos impuestos? ¡¡Vamos a inspeccionarte¡¡