Con la administración hemos topado

ARTÍCULO: Con la administración hemos topado

Nota previa. Esta no es una relación exhaustiva de todas las obligaciones administrativas a las que una empresa esta sujeta.

 

Una vez que tenemos decidido el negocio a emprender, sitio donde ejercerlo, obtenido el dinero necesario, etc. Nos tenemos que enfrentar con otro de los escollos LA ADMINISTRACION.

 

Tenemos que cumplir, tener contentos y complacer a la Administración Estatal, la Administración autonómica y la Administración Local y en algunos casos cumplir con la normativa de la Comunidad Europea. Ud. habrá oído hablar de la ventanilla única, no haga caso, no existe o si existe no se sabe donde esta y lo que es peor, no se sabe como funciona.

 

Lo primero que ha de hacer un autónomo es darse de alta en el Registro de empresas y empresarios en la Agencia Tributaria, mediante el famoso impreso 036, con el tiene que comunicar a la Administración Tributaria que actividad quiere desarrollar, en que epígrafe debe inscribirse, si ha de liquidar trimestralmente IVA, forma de contabilidad que va a utilizar, si ha de autoretener o no para el IRPF, si ha de retener a otras personas, empleados o suministradores, si quiere darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, y otras cosas más que se me escapan. Personalmente para saber de todo esto he necesitado estudiar durante varios años y tener una experiencia de más de 30 años, todavía en ocasiones me equivoco en encuadrar a una persona en cualquiera de estos epígrafes y sin embargo a cualquier autónomo se le exige que acierte a la primera, cualquier error o falta es motivo de sanción.

 

Suponemos que el negocio que va a desarrollar necesita de un local para atender al público en él, sea tienda, taller, etc. Por muy prometedor o conveniente que le parezca, antes que nada consulte si puede desarrollar la actividad en el mismo, puede darse el caso que las ordenanzas municipales prohíban ejercer esa actividad en esa calle, o el local no cumple con la normativa, etc. Si supera este obstáculo, vamos a por el siguiente, para adecuar el local a la actividad ¿que obras tiene que hacer? ¿Mayores o menores? Pida al profesional (arquitecto, aparejador, ingeniero) que efectúe la obra, y gestione la legalización de la misma en el Ayuntamiento.

 

Si va a seguir la actividad del anterior propietario (traspaso) no olvide pedirle que obtenga un certificado de que no debe nada al Ayuntamiento por impuestos atrasados y otros, puede darse la ingrata sorpresa de que el Ayuntamiento le pida pague las deudas del anterior titular.

 

Ya tenemos legalizada el alta del negocio en el Ayuntamiento, por traspaso o nueva empresa, también inscrita en las correspondientes Consejerías de Industria, Sanidad, Comercio, etc. a que estuviera obligado, cada una de ellas exige una serie de documentación, certificados, memorias, que coinciden muchas veces, pero habrá de presentar las mismas una y otra vez.

 

Una vez comenzada la actividad, también esta obligado a contratar la Prevención de Riesgos Laborales con una empresa externa, quien estudia y analiza los riesgos de accidente en el ámbito de cada empresa. Según que actividades, algunas tienen mas riesgo de sufrir accidentes laborales o estos ser mas importantes que en otras, p.e. en albañilería el riesgo de tener accidentes es mayor que en una panadería y los accidentes en una obra suelen ser mayores que en una panadería. Sin embargo no se engañe si realiza una actividad mercantil o industrial, ES OBLIGATORIO tener la documentación de haber contratado la Prevención de Riesgos Laborales, ninguna actividad esta exenta y caso de cualquier inspección una de las primeras cosas que pide es estar al tanto de la misma, bajo multas cuantiosas.

También Ud. y su actividad están sujetos al imperio de la Ley Orgánica de Protección de Datos y obligado a inscribirse en el Registro Oficial y a mantener vigilados los archivos y datos sensibles de terceras personas y son datos sensibles, nombres, direcciones, DNI, datos sobre deudas, consumos, enfermedades, datos financieros, liquidaciones de impuestos, etc. y son archivos las copias de documentación, listados, cartas y otros, también estaría obligado quien tenga p.e una cámara de seguridad y grabe imágenes de sus clientes o empleados. Aquí como en el caso anterior, según que actividad tiene mas riesgo y mayor las consecuencias su incumplimiento, no es lo mismo los archivos y su perdida, de una Notaria, de un despacho de abogados que los de la famosa panadería, pero el panadero también sabe los hábitos de consumo de sus clientes, quien paga y quien deja a deber y el monto de la deuda. Como en el anterior párrafo por realizar una actividad mercantil o industrial si se tienen archivos de datos y ¿Quién no los tiene? ES OBLIGATORIO estar inscrito en el Registro de tenedores de ficheros de la LOPDT.

 

La Administración Fiscal esta implantando paulatinamente la obligación de relacionarse con ella por medios informáticos, debiendo presentar ciertas declaraciones, liquidaciones, escritos por medios únicamente informáticos, no admitiéndolos en formato papel, con la excusa de mejorar el servicio, sin tener en cuenta la edad, condición, conocimientos del “obligado tributario”.

 

Con la misma excusa de que “está en Internet” la documentación que se ha de cumplimentar, se tiene de descargar de la pagina de la Administración o Consejería correspondiente, si tenemos en cuenta que cada departamento tiene o encarga su pagina Web a un informático distinto y que cada uno de ellos utiliza formatos de ficheros distintos para cada modelo que se ha de presentar, generalmente incompatibles unos con otros y cuando has terminado con uno, ves que el siguiente no se cumplimenta de la misma manera. La Administración obliga a los autónomos a estar al tanto de todas las novedades informáticas (algunas aplicaciones no funcionan bien en según que navegador y algunas llegan a no imprimirse según la impresora que se utilice).

 

Si su actividad es de una cierta importancia, entonces está pillado, tiene que comunicar periódicamente estadísticas de ingresos, gastos, personal, material utilizado, con el apercibimiento de que de no hacerlo sufrirá una serie de multas desproporcionadas la mayoría de las veces al material suministrado.

 

Ahora parece que con la nueva Ley de emprendedores, la Administración quiere descargar de alguna de estas obligaciones al sufrido autónomo, no creo en brujas.

 

Si no quiere acabar de los nervios y perder tiempo, acuda a un profesional, asesor, arquitecto, etc. que le resolverán los problemas.